Ausgangslage
Die Sattlerei Waskey fertigt für Schreinereien, Innenarchitekten und Privatkunden, als Nachunternehmer auch nach Leistungsverzeichnis. Rund 60 Aufträge im Monat laufen durch ein kleines Büro. Jeder Auftrag wurde von Hand angelegt, später noch einmal ins Buchhaltungstool übertragen und am Ende zu einer Rechnung zusammengesucht. Allein eine Rechnung dauerte locker eine Stunde, weil Rechenwege, Unterlagen und Lieferscheine an verschiedenen Orten lagen. Vieles davon passierte im Kopf, auf Zetteln oder in Listen.
Was wir zuerst geprüft haben
Standardsoftware. Wir haben mehrere Lösungen für Handwerksbetriebe angesehen. Keine konnte, was die Werkstatt wirklich braucht, und jede hätte ein zusätzliches System bedeutet, das neben allem anderen gepflegt werden muss.
Was wir gebaut haben
NoteKey, ein schlankes Projektmanagement, das an die bestehenden Systeme andockt, auch an die Buchhaltung. Ein Auftrag wird einmal erfasst und läuft von dort bis zur Rechnung weiter, ohne dass jemand dieselben Daten zweimal eintippt. Eingehende Anfragen und Ausschreibungen werden automatisch vorsortiert, damit klar ist, was zuerst bearbeitet werden muss.
Was sich verändert hat
Die Bedienung war nach einer Woche selbstverständlich. Die gewonnene Zeit fließt in Dinge, für die vorher keine blieb: Kundenbindung, Marketing und Struktur im Büro.
Was bewusst bei Menschen bleibt
Ob ein Auftrag angenommen wird, wie ein Sonderwunsch kalkuliert wird und was an den Kunden geht, entscheidet weiterhin das Team. NoteKey nimmt die Wiederholung ab, nicht die Verantwortung.
Wie es eingeführt wurde und was noch offen ist
Wir haben bewusst langsam begonnen, mit einem Teil der Aufträge, damit sich das Team an den neuen Ablauf gewöhnen kann. Ab Januar 2027 arbeiten alle Mitarbeitenden damit. Wir aktualisieren diese Seite, sobald die Zahlen aus dem vollen Betrieb vorliegen.
Offenlegung
Die Sattlerei Waskey wird von Dennis Waskey geführt, dem Mann von Manuela Waskey. Manuela verantwortet dort seit Februar 2026 Automatisierung und Prozesse. Wir erwähnen das, weil ihr wissen sollt, woher wir die Zahlen kennen: aus der Nähe.